要解答這個問題，首先我們得從參加展會的意義談起。而說到展會意義，通常情況下，展會=平臺，即展會的作用就是提供一個商商交流的平臺，一個品牌推廣的平臺，一個自我展現的平臺。換句話說，利用展會這個平臺，我們可以展現自己的實力，樹立自己的品牌，鞏固老的客戶關系，發掘新的客戶群體。而且，由于展會的直面性、靈活性與互動性，使得展會相較與傳統媒體有更加有力的行業宣傳作用。畢竟它能夠讓行業客戶或者專業買家看到一個實實在在的供應商，而非雜志電視上那種只有產品而不知實際如何的文字或者畫面，曾強存在感，提升說服力。加之，在展會舉行期間通常還會有若干行業峰會、酒會等交流盛會，這無疑又為企業在擴大交際范圍、發掘潛在客戶、加強行業話語權、提升行業影響力等方面提供了一個個契機。
綜合說來，展會對企業的外在影響力及行業發展上具有全方位的提升作用，而最最核心的內容無非十二個字：尋找客戶、提升品牌、擴大影響。
在明白這一層意義關系后，我們“如何參展才能獲得最大收益”這一問題的答案已經呼之欲出，即：針對展會所能賦予的正面影響，加強、深化、擴大，使這些影響發出更加強盛的光和熱，照到它所能照到的每一個角落。至于如何實現這一過程，自然得從我們參展流程的每一個細節說起。
首先，一個重要的展會我們必須至少提前4個月時間進行準備，甚至需要成立專門的項目組來應對參展涉及到的方方面面。更重要的是，我們需要把它看成一場戰役，而非一次旅游。這也就迫使我們必須努力營造自身，同時盡一切可能了解戰場上的一切信息，然后根據戰場的環境進行戰略調整，打倒競爭者贏得最終勝利。而這一過程我們可以看成是展前的準備階段，詳細說來主要要注意以下幾個方面：
1.展會評估：即盡自己可以用的到的一切手段，全方位、三維的動態的了解目標展會的方方面面，預估展會規格、規模，展商數量、組成，有多少同類產品的競爭者，有多少同類產品的需求者等，如果可以，周期性的向主辦方詢問相關內容(一般情況是官方解讀，但有時間問一定要問)，并根據主辦方回饋的信息進行適當的策略、人員調整，一句話：勝利一般不會給沒有準備的人，除非人品爆棚。
2.場地規劃設計：要知道一個符合自身實力，能夠體現企業文化與業務核心的展臺有時比企業的廠房與辦公樓更能體現企業的根本與臉面，因為雖然企業在發展、在崛起，但廠房與辦公樓通常是很難改變的。而展臺則不然，無論企業發展到什么階段、實力膨脹到何種程度都可以供過展臺全方位體現出來。更何況，經過展臺、觀察展臺甚至進入展臺的潛在客戶在一天的時間里恐怕比到廠房、辦公樓的客戶一年乃至幾年都要多。所以即使一個標準小臺，我們也需要多花一點心思好好勾劃、設計、經營，使之迸發出企業的風采，體現出企業積極向上的一面，讓客戶能在最短的時間內了解自己、更快的認同自己，為進行下一步的業務商談打下良好的基礎。
3.打好宣傳基礎：在一個好的展會上有一個好的展位并設計出了一個好的展臺并不一定就能獲得好的收益，只有主動出擊才能贏得更大的商機、挖掘出更深層次的客戶源。所以怎么依托展會做好宣傳是一個我們不得不深刻考慮的課題。傳統的產品、名片、宣傳手冊老三樣在任何時候任何階段都不可或缺，而帶什么、怎么帶、帶多少則是需要研究的。這時前期的展會評估就是最基礎的判斷依據。但那之后呢?放在展會上由經過的客商任取嗎?顯然不夠。我們需要把展會看成是一次重要的產品發布會，是一個讓陌生客戶知道我們的平臺。所以，我們需要更寬廣的思路，更大的宣傳投入來完成這一過程。除了展會三書可以經由與主辦方的協商得以解決外，展會周邊的戶外廣告、展會期間的活動贊助等大型投入(戶外廣告也可以做的光鮮而小巧，但千萬別做成牛皮癬)有時便意義深遠，至少能體現公司實力。同時為準備展中宣傳的一系列任務，如服裝、活動、贈品，我們必須有足夠的預算、物品與精力去準備去籌劃。另外，我們還需要以正確的姿態來應對展會期間各種大大小小的官方活動、峰會、酒會，準備公司名片、禮服及一切活動所需的物品。
4.在展會正式開幕前，我們必須按照項目目錄一項項檢查是否有遺漏，并制定好突發狀況處理指南、服務指南、問答指南等，詳細制定參與人員的工作內容與范圍(范圍可寬于內容)。
5.買家邀請，不要以為展會上買家召集就是主辦方的事情，實際上在展會準備過程中，邀請熟悉的客戶一同去展會參觀交流，無疑是一個良好的交流契機，不僅能引導商機，更能加深感情。更何況，這里面還存在一個幾何級數的問題，那就是一傳十十傳百，且這里面的基數還不是一，如果大家參展商一起發力邀請買家，展會所能取得的收益顯而易見。
6.臨展前適當放松，并鼓舞斗志。
接著，隨著展會的開幕，我們就需要把前期制定好的策略與準備在合適的機遇下去對應性的實現。而主要需要注意的有以下幾個方面：
1.隨機而變，要知道，展前所得到的信息一定是有所缺漏的，無論之前我們的計劃有多詳盡，也不可能包含所有情況。因而在發現展會過程中我們一定到隨機而動。——展會事物不僅僅是一個執行的過程，還是一個動腦的過程。
2.展中宣傳，如場內宣傳海報、電視宣傳片、展位內一些精致的能由自己人完成的小活動，還有一些簡單實用的小贈品都可以產生不錯的口碑效應，加深展商的記憶。至于外發傳單，最好進行有目的、針對性的外派，否則比較有打擊性，且效益不明。
3.展會期間的各項活動的參與。很多展商把展會期間的活動看成是主辦方的贈品甚至是累贅，殊不知可能錯過了一個個可以讓企業效益出現躍升的機會。道理很簡單，到會的都是行業精英，就算活動上談不了業務，混個臉熟、交換一下聯系方式最起碼還是可以做到的。況且按照中國人的習俗，酒桌就是生意場，既然能坐在一起，那為什么不是一個機遇，所以一定要慎重對待每一個活動每一個可以增加露臉機會的場合。
4.交流服務，好的交流服務不僅能夠展示企業形象，還能體現出企業的市場保障能力、服務執行力和企業卓越信譽，無疑，這些都是陌生客戶極為關注的幾個方面。所以如果這一過程做實做好，定然能為企業加分不少，增添企業在客戶心中的分量及好感度。而這一過程的難點在于細節，要知道有時一個笑容、一杯茶、一張凳子就能談成一筆業務，但有時一筆即將談成的業務也會毀于一個輕蔑的眼神、一句不尊的話、一瞬發自心底的冷漠。所以，交流服務不在于做的多深，而在于做的多細。
5.行業交流，一個展會就是一個行業交流的平臺，在整個展會過程中，我們切記不要只蹲在自己那一片方圓里，放出業務員，多與同行或者需求商交流，或許，會有不一樣的驚喜。
6.品牌推廣，展會過程是一個品牌樹立的過程，是一個加強企業在行業內影響力的過程。我們必須通過展會期間的各種資源與活動完成品牌推廣的過程，讓行業人認識到你，讓參展的客戶記住你，讓官方的媒體不得不報道你，這才是根本，是基石。
7.保存信息，展會對企業的品牌影響不應是一時的，而應該是一個可持續的可以貫穿于整個企業發展歷程的品牌推廣手段。比如錄下視頻，留下照片，爭取在展會活動中獲得獎項，然后將他們掛于企業的展列室內，這樣無疑會增強每一名參觀者對公司的映像及好感度，擴大公司的影響力。
最后，當展會完成后，千萬不要以為任務就已經完成了，還是那個觀點，展會在業務層面只是一個平臺一個機會，正確處理展會所帶來的信息才是展會能為企業帶來發展的實際所在。我們一定要把在展會中收集到的信息納入企業的信息管理系統中，并進行篩選、甄別、分析和評估。同時應不斷與展會上搜集到的客戶保持聯系與溝通。要知道，通常在展會現場溝通的內容都會有所保留，因此展會后的及時跟進溝通同樣必不可少。必要時還要派人上門拜訪，以展示公司的實力、誠意。
當這所有的一切都完成后，我們所經歷的展會才是一個完整的展會，是一個可以讓自己獲得最大收益的展會。
