展覽規劃是引導項目管理工作向目標方面發展的總體設想，這一過程主要包括制訂展覽計劃和實施分解設計。

1.制訂展覽項目計

劃制訂項目計劃先要預先立項，它是展覽項目規劃的首要工作，即展覽組織機構根據展覽項目目標，對執行項目中的各項工作任務做出的周密安排。一個簡單的展覽計劃包括兩點：

(1)明確展覽項目目標根據項目規劃，展覽組織機構應在項目規劃中明確展覽項目的目標或工作任務。

(2)確定展覽范圍

①參展商規模的確定，展覽項目的招展范圍、參展商類型、層次、數量等。

②觀眾范圍的確定，觀眾的類別、購買力水平、數量等。

③展覽服務的確定，為滿足客戶需求和實現自身目標，向參展商和觀眾提供的。

(3)估算展覽項目時間

為了使展覽組織機構和目標客戶在成本約束下發揮最大的時間效率，需科學亻占算承辦展覽項目需花費的時間，這是展覽項目計劃中不可或缺的內容。包括兩個方面：一是估算每項活動從開始到完成所需要的時間，二是估算展覽項目的總體進度。

(4)編制展覽項目預算項目預算是控制成本的有效手段。展覽組織機構應該根據展覽項目范圍，對人、財、物等各項資源進行配置，并進行合理的總體與分項預算。展覽項目預算主要包括三個方面：

①人力資源預算。整個展覽項目需要哪些人才以及各類人才的需求數量;這些專業人員從何而來;如何合理配鏜人員，形成高效的項目團隊。

②物力資源預算。完成該展覽項目需要什么樣的專業展覽設施，什么樣的配套服務設施以及何種高新技術等，資金成本估算，即對由人力資源成本和物力資源成本構成的直接項目成本進行預算。

2.進行項目分解設計

項目分解是將展覽項目整體分解成易于管理和控制的若干個子項目或工作任務，實際上就是給出明確的展覽項目范圍。如一個展覽項目可以分解為招展項目、招商項目和服務項目，這一階段的任務就是分別對三個子項目進行設計。

(1)招展項目設計。招展項目是展覽項目中的一個重要子項目，展覽項目成功與否在很大程度上取決于參展商的數量和質量。不同類型與規模的展覽對參展商的檔次要求不同，展覽組織機構在招展項目的設計與策劃上側重有所不同。根據國際展覽聯盟要求，國際性展覽的境外參展商比例應超過展位的20%，因此需加強海外的招展力度。在專業展覽中，招展項目則更多以“組團形式”，即通過國內外的政府辦事機構或各類協會，集體組織參展。這種形式能有效增強展覽的可信度，提高招展效率，因而這種方式被廣泛采用。

(2)觀眾項目設計。展覽活動不僅需要參展商的參與，更需要一大批高質量的觀眾和貿易商，形成較大的交易量，有效地收回投資。觀眾項目設計主要涉及觀眾組織與招商促銷計劃。不同類型的展會，在觀眾組織上選擇策略不同。非專業性展會，應采取靈活的組織方式組織觀眾，設計時應采取辦法積極鼓勵普通觀眾的參與，不收門票，并在展會期間穿插節目表演和抽獎等活動，以吸引觀眾。專業性很強的展會，設計時需考慮以專業人士參加為主，特別是展覽期間的專業活動設計，以避免熱鬧有余而收獲不大的現象。

(3)服務項目設計。現代展覽以商業化運作為主，商業化的運作給展覽組織機構提出了越來越高的要求，細致周到的服務成為展覽項目成功的保證。因此，服務項目設計是展覽項目規劃過程中的一個重要內容。服務項目設計的原則是：急參展商之所急，想觀眾之所想，提供完備的服務。一個國際性展覽項目的配套服務設計，不僅包括展會的常規性服務，還包括一些個性化服務。